Tugas 6S

Soal

1.    Jelaskan tentang pengertian Organisasi sebagai Badan maupun sebagai Terstruktur!

2.    Jelaskan apa yang dimaksud dengan Rentang Kendali dan Jelaskan pula faktor faktor apa saja yang menentukan tinggi redahnya Rentang Kendali!

3.    Jelaskan apa yang dimaksud dengan struktur organisasi matriks dan apa saja keunggulan serta kelemahannya!

4.    Jelaskan pengertian organisasi formal dan organisasi informal beserta karakteristiknya masing masing!

5.    Jelaskan perbedaan antara pengelolaan Organisasi secara Sentralisasi dengan Desentralisasi! Apa keunggulan dan kelemahannya masing masing!

Jawab

1. Organisasi adalah struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu. 
 
Dalam arti manajemen organisasi memiliki beberapa pengertian yakni dalam arti badan dan dalam arti bagan. Dalam arti badan organisasi memiliki arti sebagai kelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. Dan dalam arti bagan organisasi memiliki arti sebagai gambaran sekematis tentang hubungan kerjasama dari orang yang melakukan hubungan demi mencapai tujuan.
Dengan demikian, keputusan atau tindakan-tindakan yang dipilih ini akan menghasilkan sebuah struktur organisasi.


2.  Rentang Kendali (Span of Control)

Sering disebut juga Span of Management, Span of Executive atau Span of Authority.
Rentang Kendali adalah jumlah bawahan langsung yang dapat dipimpin dan dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer. Rentang Kendali (span of control) sangat perlu dalam pengorganisasian, karena berhubungan dengan pembagian kerja, koordinasi, dan kepemimpinan seorang pemimpin (manajer).
Rentang Kendali diperlukan dalam suatu organisasi karena adanya “limits factor(keterbatasan)” manusia, yaitu keterbatasan waktu, pengetahuan, kemampuan, dan perhatian.

faktor yang membatasi rentang kendali dalam organisasi :

•Sifat dan terperincinya rencana
•Latihan-latihan dalam perusahaan
•Posisi manager dalam perusahaan
•Dinamis & Statisnya Organisasi
•Efektivitas Komunikasi Tipe pekerjaan yang dilakukan
•Kecakapan & Pengalaman manager
•Span of Personality and Energy
•Dedikasi dan Partisipasi bawahan 

3. Struktur matriks adalah sebuah struktur yang menciptakan garis wewenang ganda dan menggabungkan departementalisasi fungsional dan produk. Struktur matriks dapat ditemukan di agen-agen seperti:
periklanan, perusahaan pesawat terbang, laboratorium penelitian dan pengembangan, perusahaan konstruksi, rumah sakit, lembaga-lembaga pemerintah, universitas, perusahaan konsultan manajemen, dan perusahaan hiburan.
Pada hakikatnya, struktur matriks menggabungkan dua bentuk departementalisasi: fungsional dan produk.

Kekuatan departementalisasi fungsional terletak, misalnya, pada penyatuan para spesialis, yang meminimalkan jumlah yang diperlukan sembari memungkinkan pengumpulan dan pembagian sumber daya khusus untuk keseluruhan produk.

Kelebihan struktur organisasi matriks antara lain:

1.       Sesuai untuk beban kerja yang fluktuatif

2.       Tujuan proyek menjadi lebih jelas

3.       Memungkinkan untuk merespon pada beberapa sektor lingkungan secara serentak

4.       Banyak jalur untuk melakukan  komunikasi

5.       Pekerjaan dapat dipahami secara lebih jelas

6.       Adapun kekurangan struktur organisasi matriks antara lain:

7.       Strukturnya sangat rumit

8.       Biaya relatif  tinggi

9.       Memungkinkan timbulnya dualisme kepemimpinan

10.   Relatif sulit karena terdapat kepentingan ganda sehingga memerlukan koordinasi kuat.

Kelemahan terbesarnya adalah sulitnya mengoordinasi tugas para spesialis fungsional yang beragam agar kegiatan mereka rampung tepat waktu dan sesuai anggaran. Departementalisasi produk, di lain pihak, memiliki keuntungan dan kerugian yang berlawanan. Departementalisasi ini memudahkan koordinasi di antara para spesialis untuk menyelesaikan tugas tepat waktu dan memenuhi target anggaran.


4. Organisasi formal (menurut teori organisasi klasik) adalah sistem kegiatan yang terkoordinasi dari kelompok orang yang bekerja bersama untuk mencapai tujuan dibawah kekuasaan dan kepemimpinan. Organisasi formal ini merupakan organisasi yang dengan sengaja direncanakan dan strukturnya secara tegas disusun.
Struktur organisasi formal disusun adalah untuk membantu pencapaian tujuan organisasi dengan lebih efektif. Organisasi format harus memiliki tujuan atau sasaran supaya tahu bagaimana menjalankan organisasi untuk mencapai tujuannya. Tanpa tujuan organisasi tidak mungkin membuat perencanaan, Dan bila organisasi tidak memiliki perencanaan maka tidak ada ketentuan tentang jalannya organisasi tersebut.

Ciri-Ciri Organisasi Formal

1.      Suatu organisasi terdiri dari hubungan-hubungan yang ditetapkan antara jabatan-jabatan. Blok-blok bangunan dasar dari organisasi formal adalah jabatan-jabatan.

2.      Tujuan atau rencana organisasi terbagi kedalam tugas-tugas; tugas-tugas organisasi disalurkan  di antara berbagai jabatan sebagai kewajiban resmi

3.      Kewenangan untuk melaksanakan kewajiban diberikan kepada jabatan. Yakni, satu-satunya saat bahwa seseorang diberi kewenangan untuk melakukan tugas-tugas jabatan adalah ketika ia secara sah menduduki jabatannya.

4.      Garis-garis kewenangan dan jabatan diatur menurut suatu tatanan hierarkis. Hierarkinya mengambil bentuk umum suatu piramida, yang menunjukkan setiap pegawai bertanggung jawab kepada atasannya atas keputusan-keputusan bawahannya serta keputusan-keputusannya sendiri.

5.      Suatu sistem aturan dan regulasi yang umum tetapi tegas, yang ditetapkan secara formal, mengatur tindakan-tindakan dan fungsi-fungsi jabatan dalam organisasi.

6.      Proesedur dalam organisasi bersifat formal dan impersonal – yakni, peraturan-peraturan organisasi berlaku bagi setiap orang. Jabatan diharapkan memiliki orientasi yang impersonal dalam hubungan mereka dengan langganan dan pejabat lainnya.

7.      Suatu sikap dan prosedur untuk menerapkan suatu sistem disiplin merupakan bagian dari organisasi.

8.      Anggota organisasi harus memisahkan kehidupan pribadi dan kehidupan organisasi.

9.      Pegawai dipilih untuk bekerja dalam organisasi berdasarkan kualifikasi teknis, alih-alih koneksi politis, koneksi keluarga, atau koneksi lainnya.

10.  Meskipun pekerjaan dalam birokrasi berdasarkan kecakapan teknis, kenaikan jabatan dilakukan berdasarkan senioritas dan prestasi kerja.

 

Organisasi Informal

Organisasi Informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari. Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi. Contoh organisasi informal adalah pertemuan tidak resmi seperti makan malam bersama. Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan didalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan.

Organisasi Informal memiliki ciri-ciri :
1. Lepas
2. Fleksibel
3. Tidak terumuskan
4. Spontan
Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar, maupun tidak sadar. Kerapkali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan-hubungan antara para anggota, bahkan tujuan-tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi.
Contoh Organisasi Informal : Arisan ibu-ibu, Orang-orang di kendaraan umum, sekumpulan penonton yang menyaksikan sepak bola.

5.  I. Sentralisasi

Sentralisasi adalah memusatkan seluruh wewenang kepada sejumlah kecil manajer atau yang berada di posisi puncak pada suatu struktur organisasi. Sentralisasi banyak digunakan pada pemerintahan lama di Indonesia sebelum adanya otonomi daerah. 

sentralisasi memiliki keunggulan. Keunggulannya adalah:  

A. Organisasi menjadi lebih ramping dan efisien. Seluruh aktivitas organisasi terpusat sehingga pengambilan keputusan lebih mudah.

B. Perencanaan dan pengembangan organisasi lebih terintegrasi. Tidak perlu jenjang koordinasi yang terlalu jauh antara unit pengambilan keputusan dan yang akan melaksanakan atau terpengaruh oleh pengambilan keputusan tersebut.

C. Peningkatan resource sharing dan sinergi. Sumberdaya dapat dikelola secara lebih efisien karena dilakukan secara terpusat.

D. Pengurangan redundancies aset dan fasilitas lain. Satu aset dapat dipergunakan secara bersama-sama tanpa harus menyediakan aset yang sama untuk pekerjaan yang berbeda-beda.  

E. Perbaikan koordinasi. Koordinasi menjadi lebih mudah karena adanya unity of command. 

F. Pemusatan expertise. Keahlian dari anggota organisasi dapat dimanfaatkan secara maksimal karena pimpinan dapat memberi wewenang

Kelemahan sentralisasi adalah:
A. Kemungkinan penurunan kecepatan pengambilan keputusan dan kualitas keputusan. Pengambilan keputusan dengan pendekatan sentralisasi seringkali tidak mempertimbangkan faktor-faktor yang sekiranya berpengaruh terhadap pengambilan keputusan tersebut.
B. Demotivasi dan disinsentif bagi pengembangan unit organisasi. Anggota organisasi sulit mengembangkan potensi dirinya karena tidak ada wahana dan dominasi pimpinan yang terlalu tinggi.
C. Penurunan kecepatan untuk merespon perubahan lingkungan. Organisasi sangat bergantung pada daya respon sekelompok orang saja.
D. Peningkatan kompleksitas pengelolaan. Pengelolaan organisasi akan semakin rumit karena banyaknya masalah pada level uniit organisasi yang di bawah.
E. Perspektif luas, tetapi kurang mendalam. Pimpinan organisasi akan mengambil keputusan berdasarkan perspektif organisasi secara keseluruhan tapi tidak atau jarang mempertimbangkan implementasinya akan seperti apa.

II. Desentralisasi

 Desentralisasi adalah pendelegasian wewenang dalam membuat keputusan dan kebijakan kepada manajer atau orang-orang yang berada pada level bawah dalam suatu struktur organisasi. Pada saat sekarang ini banyak perusahaan atau organisasi yang memilih serta menerapkan sistem desentralisasi karena dapat memperbaiki serta meningkatkan efektifitas dan produktifitas suatu organisasi.

Keunggulan Desentralisasi adalah:

A. Jenjang manajemen lebih sedikit (flat)
B. Birokrasi berkurang. Pengambilan keputusan akan berada pada unit yang sekaligus melaksanakan.
C. Lebih responsif terhadap perubahan. Unit organisasi akan lebih mudah menghadapi situasi terkini karena pengambilan keputusan ada pada unit desentralisasian.
D. Lebih mendorong kreativitas dan pengembangan ide baru. Unit-unit organisasi yang ada akan berupaya mengembangkan potensi dirinya.
E. Motivasi karyawan lebih tinggi. Anggota organisasi akan mempunyai rasa memiliki organisasi yang tinggi dan termotivasi untuk mengembangkan dan meningkatkan kinerja unit organisasinya.
F. Keterlibatan karyawan lebih besar. Banyak penelitian yang menunjukkan bahwa partisipasi yang lebih tinggi akan meningkatkan kinerja organisasi.
G. Kapabilitas organisasional meningkat. Kecakapan organisasi akan lebih meningkat karena tersedianya sumber daya manusia yang terlatih dan teruji dalam memimpin organisasi.

Kelemahan desentralisasi:

A. Manajer pada tingkat yang lebih rendah dapat membuat keputusan yang tidak sejalan dengan strategi umum perusahaan

B. Dapat terjadi kurangnya koordinasi antar manajer

C. Manajer pada level yang lebih rendah mungkin memiliki tujuan yang berbeda dari tujuan perusahaan secara keseluruhan

D. Dalam organisasi terdesentralisasi, agak sulit untuk menyebarkan gagasan inovatif secara efektif